Aturan Serah Terima Pekerjaan Pengadaan Barang dan Jasa

Dasar Hukum dan Prinsip Serah Terima Hasil Pekerjaan

Serah terima hasil pekerjaan pengadaan barang dan jasa pemerintah adalah proses penyerahan barang atau output pekerjaan yang telah selesai seratus persen dari penyedia kepada Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) yang dituangkan dalam Berita Acara Serah Terima (BAST), sebagaimana diatur dalam Pasal 57 dan Pasal 58 Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 yang diubah dengan Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2021.

Banyak penyedia tender mengira bahwa selesainya aktivitas fisik di lapangan menandai akhir dari kewajiban kontrak. Faktanya, secara hukum perikatan publik, hak penyedia atas pembayaran termin akhir baru sah apabila BAST telah ditandatangani oleh kedua belah pihak. Tanpa adanya BAST, bendahara pengeluaran instansi pemerintah tidak memiliki dasar hukum untuk menerbitkan Surat Perintah Membayar (SPM).

Prinsip utama serah terima barang dan jasa mencakup pemenuhan 3 kesesuaian: kesesuaian volume atau kuantitas, kesesuaian mutu atau spesifikasi teknis, serta ketepatan waktu penyerahan sesuai jadwal kontrak. Ketidaksesuaian pada salah satu parameter tersebut berpotensi memicu penolakan penyerahan atau pengenaan aturan denda keterlambatan proyek LPSE sebesar satu permil per hari.

Penghapusan PjPHP dan PPHP dalam Perpres 12/2021: Siapa yang Bertanggung Jawab?

Salah satu reformasi regulasi paling fundamental dalam Perpres 12/2021 adalah penghapusan Pejabat Pemeriksa Hasil Pekerjaan (PjPHP) dan Panitia Pemeriksa Hasil Pekerjaan (PPHP). Pada regulasi terdahulu, setelah PPK menerima pekerjaan, PPHP dibentuk untuk melakukan pemeriksaan administratif dokumen sebelum diserahkan kepada Pengguna Anggaran (PA) atau Kuasa Pengguna Anggaran (KPA).

Penghapusan PPHP bertujuan memangkas birokrasi berbelit dan menegaskan rantai akuntabilitas langsung. Sesuai perubahan Pasal 58 Perpres 12/2021:

• Pemeriksaan Fisik dan Substantif: Dilakukan secara langsung oleh PPK terhadap barang atau pekerjaan yang diserahkan oleh penyedia.
• Dukungan Tim Ahli / Tim Teknis: Dalam hal pekerjaan memerlukan keahlian khusus, PPK berwenang dibantu oleh Tim Teknis, konsultan pengawas, atau tenaga ahli independen.
• Serah Terima ke PA/KPA: Setelah BAST ditandatangani antara PPK dan Penyedia, PPK menyerahkan barang/jasa tersebut kepada PA/KPA yang dituangkan dalam Berita Acara Serah Terima Pejabat Pembuat Komitmen kepada PA/KPA.

Dengan ketentuan ini, penyedia tidak perlu lagi berhadapan dengan panitia ganda. Seluruh proses verifikasi teknis, uji fungsi, dan verifikasi dokumen pengujian berpusat pada PPK.

Tahapan dan Prosedur Resmi Serah Terima Hasil Pekerjaan (BAST)

Berdasarkan Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2021 dan standar dokumen pemilihan LPSE, alur serah terima hasil pekerjaan berlangsung melalui tahapan formal berikut:

1. Pengajuan Permintaan Tertulis: Setelah pekerjaan selesai 100% sesuai ketentuan kontrak, penyedia mengajukan surat permohonan serah terima hasil pekerjaan secara tertulis kepada PPK.
2. Pemeriksaan Bersama di Lapangan: PPK bersama tim teknis/pengawas dan penyedia melakukan inspeksi visual, pengukuran volume, pengujian laboratorium, atau uji fungsi (commissioning test).
3. Penerbitan Berita Acara Pemeriksaan (BAP): Hasil pemeriksaan dicatat secara mendalam. Apabila ditemukan cacat mutu atau kekurangan minor (punch list), PPK memberikan tenggat waktu perbaikan kepada penyedia.
4. Penandatanganan BAST: Apabila seluruh item pekerjaan terbukti sempurna 100%, PPK dan penyedia menandatangani Berita Acara Serah Terima (BAST). Tanggal penandatanganan BAST menjadi tanggal resmi penyelesaian pekerjaan.
5. Penyerahan kepada PA/KPA: PPK menyerahkan hasil pengadaan kepada PA/KPA untuk kemudian dicatatkan ke dalam daftar inventaris aset/Barang Milik Negara (BMN) atau Daerah (BMD).

Bentuk ikatan formal yang mendasari proses ini merujuk langsung pada ketentuan instrumen perikatan sebagaimana diulas dalam aturan bentuk kontrak pengadaan barang jasa.

Ketentuan Khusus Serah Terima Pekerjaan Konstruksi: PHO dan FHO

Berbeda dengan pengadaan barang atau jasa konsultansi yang umumnya mengenal serah terima tunggal, pekerjaan konstruksi memiliki mekanisme serah terima bertahap dua fase guna mengantisipasi risiko kegagalan bangunan:

Pada tahap PHO, panitia penerima atau PPK akan memeriksa apakah fungsi bangunan sudah dapat dimanfaatkan. Apabila masih ada kerusakan struktural berat, PPK berhak menolak permohonan PHO sampai perbaikan tuntas dilaksanakan.

Masa Pemeliharaan, Retensi, dan Jaminan Pemeliharaan

Setelah penandatanganan Berita Acara PHO, penyedia pekerjaan konstruksi atau jasa lainnya yang membutuhkan masa garansi memasuki Masa Pemeliharaan. Regulasi LKPP menetapkan ketentuan durasi masa pemeliharaan sebagai berikut:

• Pekerjaan konstruksi permanen: minimal 6 (enam) bulan kalender.
• Pekerjaan konstruksi semi-permanen / non-permanen: minimal 3 (tiga) bulan kalender.
• Pekerjaan pemeliharaan rutin atau jasa lainnya: disesuaikan dengan syarat-syarat khusus kontrak (SSKK).

Untuk mengamankan kewajiban perbaikan cacat mutu selama masa pemeliharaan, PPK memegang jaminan finansial sebesar 5 persen dari nilai kontrak. Penyedia memiliki dua opsi: memilih pemotongan pembayaran termin akhir sebesar 5% sebagai uang retensi, atau menyerahkan instrumen garansi bank/asuransi sesuai aturan jaminan pemeliharaan tender LPSE agar pembayaran tunai dapat ditarik penuh 100% saat PHO.

Serah Terima Parsial (Sebagian Pekerjaan) dan Syaratnya

Dalam kondisi tertentu, PPK dan penyedia dapat melaksanakan serah terima sebagian pekerjaan (parsial) sebelum keseluruhan kontrak tuntas. Namun, Pasal 57 Perpres 16/2018 jo. Perpres 12/2021 menegaskan bahwa serah terima parsial hanya diperbolehkan apabila:

1. Dinyatakan Secara Tegas dalam Kontrak: Syarat-Syarat Khusus Kontrak (SSKK) sejak awal telah mencantumkan klausul serah terima bagian pekerjaan per tonggak capaian (milestone).
2. Dapat Berfungsi Tersendiri: Bagian pekerjaan yang diserahkan harus dapat dimanfaatkan secara mandiri tanpa harus menunggu komponen pekerjaan lain selesai (misalnya penyerahan Gedung A pada kompleks perkantoran multifasilitas).
3. Masa Pemeliharaan Independen: Masa pemeliharaan untuk bagian pekerjaan yang diserahterimakan secara parsial mulai dihitung sejak tanggal BAST parsial tersebut ditandatangani.

Serah terima parsial memberikan keuntungan arus kas bagi penyedia karena termin pembayaran bagian pekerjaan tersebut dapat segera dicairkan tanpa menanti penyelesaian total seluruh lokasi proyek.

Daftar Periksa Dokumen Pendukung Sebelum Pengajuan BAST

Agar permohonan serah terima tidak ditolak oleh PPK dan lolos dari pemeriksaan aparat pengawas internal pemerintah (APIP) maupun BPK, penyedia wajib menyiapkan berkas administratif dan teknis secara terstruktur:

• Surat Permohonan Resmi: Ditandatangani direktur perusahaan dengan menyertakan laporan progres fisik 100%.
• Laporan Akhir dan As-Built Drawing: Gambar terlaksana (as-built drawing) yang telah diverifikasi konsultan pengawas untuk proyek konstruksi.
• Berita Acara Uji Fungsi (Commissioning Test): Bukti tertulis pengujian operasional alat, sistem mekanikal elektrikal, atau perangkat lunak.
• Sertifikat Garansi dan Buku Manual: Kartu garansi resmi pabrikan beserta petunjuk pengoperasian berbahasa Indonesia untuk pengadaan barang.
• Dokumen Jaminan Pemeliharaan: Sertifikat jaminan pemeliharaan senilai 5% nilai kontrak apabila pembayaran ditarik 100%.

Sebelum melangkah ke tahap lelang dan penyusunan dokumen penawaran di LPSE, pastikan perusahaan Anda telah memeriksa kelengkapan persyaratan tender melalui katalog tender ReviuTender, mencoba simulasi syarat kualifikasi di cek kelayakan tender, serta memanfaatkan solusi audit dokumen tender otomatis untuk mencegah diskualifikasi administrasi sejak awal.

Pertanyaan Umum seputar Serah Terima Pekerjaan Pengadaan (FAQ)

Sumber

• Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2021 tentang Perubahan atas Perpres 16/2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (JDIH BPK)
• Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2021 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui Penyedia (JDIH LKPP)
• Salinan Resmi Naskah Kompilasi Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah (JDIH Kemenkeu)