Aturan E-Purchasing Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Daftar isi

1. Landasan Hukum dan Pengertian E-Purchasing
2. Tiga Tingkatan Etalase Katalog Elektronik LKPP
3. Kewenangan Pejabat Pengadaan dan Pejabat Pembuat Komitmen
4. Syarat Kualifikasi Pelaku Usaha Masuk Katalog Elektronik
5. Alur dan Metode Pemilihan dalam E-Purchasing
6. Kewajiban Alokasi PDN dan TKDN dalam E-Purchasing
7. Strategi Penyedia Memenangkan Peluang Pengadaan Pemerintah
8. Sumber

Transformasi digital pengadaan barang dan jasa pemerintah di Indonesia menempatkan E-Purchasing sebagai instrumen utama dalam belanja anggaran negara (APBN maupun APBD). Jika pada mekanisme tender konvensional pelaku usaha harus melalui tahapan pengumuman, pemasukan dokumen penawaran, evaluasi administrasi, teknis, harga, hingga pembuktian kualifikasi yang memakan waktu berminggu-minggu, e-purchasing menawarkan mekanisme pembelian langsung yang jauh lebih ringkas layaknya berbelanja di platform pasar digital terintegrasi.

Bagi penyedia barang dan jasa, memahami aturan main e-purchasing bukan lagi sekadar pilihan alternatif, melainkan keharusan strategis agar produk dan layanannya dapat diakses secara langsung oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) serta Pejabat Pengadaan di seluruh pelosok Indonesia.

Landasan Hukum dan Pengertian E-Purchasing

E-purchasing pengadaan barang dan jasa pemerintah adalah tata cara pembelian barang dan jasa melalui sistem katalog elektronik atau toko daring yang dikembangkan dan dikelola oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP). Pelaksanaan e-purchasing berlandaskan pada Pasal 38 ayat (1) dan Pasal 50 ayat (5) Perpres Nomor 12 Tahun 2021 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah serta aturan operasional dalam Keputusan Kepala LKPP Nomor 122 Tahun 2022.

Prinsip dasar yang diatur dalam regulasi tersebut adalah keharusan bagi Kementerian, Lembaga, dan Pemerintah Daerah (K/L/PD) untuk memprioritaskan metode e-purchasing apabila barang atau jasa yang dibutuhkan telah tercantum di dalam Katalog Elektronik. Hal ini ditegaskan kembali dalam berbagai instruksi presiden terkait percepatan penggunaan produk dalam negeri dan produk usaha mikro, kecil, serta koperasi.

Karakteristik penting dari e-purchasing yang membedakannya dengan metode pemilihan lain antara lain:

• Harga Terbuka dan Terstandarisasi: Produk yang masuk etalase memiliki spesifikasi teknis, merek, varian, dan harga acuan yang transparan serta dapat diakses oleh publik.
• Tanpa Batasan Maksimal Nilai Pagu: Berbeda dengan pengadaan langsung yang dibatasi maksimal Rp200 juta, e-purchasing tidak memiliki batas atas nilai transaksi, asalkan ketersediaan barang dan spesifikasinya sesuai dengan kebutuhan PPK.
• Efisiensi Waktu dan Biaya: Memangkas proses administrasi tender di LPSE sehingga tahapan pengadaan dapat diselesaikan dalam hitungan hari.

Tiga Tingkatan Etalase Katalog Elektronik LKPP

Untuk menampung kebutuhan pengadaan yang sangat beragam di seluruh tingkatan pemerintahan, LKPP membagi Katalog Elektronik ke dalam 3 (tiga) kategori etalase resmi:

Penyedia skala UMKM sangat dianjurkan untuk mendaftar pada etalase Katalog Elektronik Lokal di wilayah domisilinya masing-masing, karena alokasi belanja APBD pemerintah daerah saat ini diwajibkan untuk menyerap produk lokal setempat.

Kewenangan Pejabat Pengadaan dan Pejabat Pembuat Komitmen

Berdasarkan Perpres Nomor 12 Tahun 2021, kewenangan eksekusi pesanan pada aplikasi E-Purchasing dibagi secara tegas berdasarkan nilai nominal anggaran paket:

1. Nilai Pengadaan sampai dengan Rp200.000.000,- (dua ratus juta rupiah): Dilaksanakan secara langsung oleh Pejabat Pengadaan (PP). Pejabat Pengadaan bertindak memilih produk di etalase, melakukan negosiasi harga (jika diperlukan), dan menerbitkan pesanan.
2. Nilai Pengadaan di atas Rp200.000.000,- (dua ratus juta rupiah): Dilaksanakan oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK). PPK bertanggung jawab penuh terhadap justifikasi pemilihan produk, kesesuaian spesifikasi, penetapan metode pembelian, dan penandatanganan kontrak final.

Meskipun prosesnya berlangsung secara elektronik melalui sistem aplikasi, Pejabat Pengadaan dan PPK tetap wajib menerapkan prinsip kehati-hatian (due diligence) dalam membandingkan harga pasar dan rekam jejak penyedia yang dipilih.

Syarat Kualifikasi Pelaku Usaha Masuk Katalog Elektronik

Sebelum produk dapat ditayangkan di etalase dan dibeli melalui e-purchasing, calon penyedia wajib menyelesaikan proses pendaftaran dan verifikasi profil kualifikasi pada aplikasi SIKaP (Sistem Informasi Kinerja Penyedia). Persyaratan utama yang harus dipenuhi meliputi:

• Identitas dan Legalitas Berusaha: Memiliki Nomor Induk Berusaha (NIB) berbasis risiko dengan Klasifikasi Baku Lapangan Usaha Indonesia (KBLI) yang relevan terhadap komoditas barang/jasa yang ditawarkan.
• Kepatuhan Perpajakan: Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) perusahaan serta memiliki status valid pada Konfirmasi Status Wajib Pajak (KSWP) dari Direktorat Jenderal Pajak.
• Pernyataan Bebas Sanksi: Tidak sedang menjalani sanksi daftar hitam (blacklist) baik pada tingkat LKPP maupun instansi pemerintah lainnya.
• Kesesuaian Standar Teknis: Menyediakan bukti otorisasi distributor/agen resmi (bila bukan produsen langsung), sertifikat Standar Nasional Indonesia (SNI) wajib, atau izin edar dari kementerian berwenang (misalnya izin edar Kemenkes untuk alat kesehatan).
• Komitmen TKDN: Melampirkan sertifikat Tingkat Komponen Dalam Negeri (TKDN) dari Kementerian Perindustrian apabila produk telah tersertifikasi.

Alur dan Metode Pemilihan dalam E-Purchasing

Keputusan Kepala LKPP Nomor 122 Tahun 2022 mengatur bahwa proses transaksi e-purchasing dapat dilakukan melalui beberapa metode pemilihan di dalam sistem, bergantung pada nilai paket dan kompleksitas komoditas:

1. Pembelian Langsung (Direct Purchase)

Metode pembelian langsung digunakan untuk barang atau jasa yang memiliki spesifikasi standar dengan harga yang telah pasti atau bernilai relatif kecil. Pembeli pemerintah cukup memasukkan item ke keranjang belanja (cart) dan melanjutkan ke tahap verifikasi ketersediaan stok oleh penyedia.

2. Negosiasi Harga

Fitur negosiasi harga merupakan instrumen wajib yang harus dimanfaatkan oleh PPK atau Pejabat Pengadaan untuk paket-paket dengan nilai tertentu atau kuantitas besar. Melalui fitur ini, pembeli mengajukan penawaran harga satuan yang lebih kompetitif dibanding harga eceran katalog. Penyedia memiliki hak untuk menyetujui, menolak, atau memberikan penawaran harga balasan (counter-offer) secara transparan di dalam sistem.

3. Mini-Kompetisi

Mini-kompetisi diterapkan ketika terdapat lebih dari 1 (satu) penyedia di dalam etalase yang mampu menyediakan komoditas dengan spesifikasi teknis dan kualitas yang setara. PPK mengundang para penyedia tersebut melalui sistem untuk memberikan penawaran harga terbaik dalam kurun waktu tertentu. Pemenang mini-kompetisi adalah penyedia yang memberikan penawaran harga terendah atau nilai terbaik sesuai kriteria evaluasi yang ditetapkan.

4. Penerbitan Surat Pesanan dan Kontrak

Bentuk perjanjian resmi dalam transaksi e-purchasing adalah Surat Pesanan. Dokumen elektronik ini sah secara hukum dan mengikat kedua belah pihak mengenai volume pekerjaan, spesifikasi teknis, harga total kesepakatan, jadwal pengiriman barang, serta ketentuan denda keterlambatan jika penyedia wanprestasi.

Kewajiban Alokasi PDN dan TKDN dalam E-Purchasing

Sesuai dengan ketentuan Pasal 66 Perpres Nomor 12 Tahun 2021 dan Instruksi Presiden Nomor 2 Tahun 2022, seluruh instansi pemerintah diwajibkan mengalokasikan paling sedikit 40% dari total nilai anggaran pengadaan barang/jasa untuk produk usaha mikro, kecil, dan koperasi dari hasil produksi dalam negeri.

Pada sistem E-Purchasing saat ini, algoritma pencarian katalog memberikan prioritas penayangan tertinggi bagi produk yang telah mengantongi sertifikat TKDN dengan nilai capaian TKDN ditambah Bobot Manfaat Perusahaan (BMP) minimal 40%, di mana persentase TKDN paling rendah 25%. Produk impor hanya diizinkan untuk dibeli apabila produk dalam negeri sejenis belum mampu diproduksi atau kuantitas ketersediaannya tidak mencukupi kebutuhan riil instansi.

Strategi Penyedia Memenangkan Peluang Pengadaan Pemerintah

Bagi pelaku usaha, memiliki profil yang lengkap di Katalog Elektronik merupakan pintu masuk yang sangat menguntungkan. Namun, penyedia tetap perlu mengkombinasikan strategi bisnis antara peluang di katalog dan paket tender yang tayang di LPSE. Banyak penyedia memanfaatkan pemantauan aktif pada katalog tender LPSE nasional untuk membaca tren kebutuhan pengadaan K/L/PD di berbagai daerah.

Selain itu, kepatuhan dokumen legalitas usaha tetap menjadi syarat mutlak, baik dalam e-purchasing maupun saat bersaing di metode tender lainnya seperti yang dibahas pada ulasan aturan pengadaan langsung pengadaan barang dan jasa. Agar dokumen kualifikasi perusahaan selalu valid dan bebas dari cacat administrasi, pelaku usaha dapat memanfaatkan bantuan teknologi cerdas seperti AI Audit Dokumen Tender ReviuTender dan melakukan pengecekan kepatuhan secara otomatis melalui fitur cek kelayakan tender sebelum mengajukan penawaran resmi.

Sumber

• Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2021 tentang Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah — JDIH BPK RI
• Keputusan Kepala LKPP Nomor 122 Tahun 2022 tentang Tata Cara Penyelenggaraan Katalog Elektronik — JDIH LKPP
• Peraturan LKPP Nomor 9 Tahun 2021 tentang Toko Daring dan Katalog Elektronik dalam Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

↑ Kembali ke atas